SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENDIDIKAN
Abstraks
Sistem informasi adalah suatu sistem di
dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan. Kegiatan disebut
kegiatan administrasi. pencatatan dan perekaman data . Ppengaturan
sumber data di sekolah yang rapi / teratur dan benar sangat diperlukan dalam
sistem informasi. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis memegang
peranan yang penting dalam kegiatan system informasi manajemen. Dunia
pendidikan juga memerlukan pengelolaan informasi yang baik. Pengelolaan
informasi siswa, guru, pegawai, mata pelajaran, keuangan, aset, dan lain
sebagainya dapat dilakukan secara baik bila ada sistem pengelolaan informasi
yang baik. Banyak sekali manfaat yang dirasakan bila terdapat sistem informasi
yang baik, diantaranya adalah pencarian data dapat dilakukan dengan mudah,
pengelolaan data menjadi lebih efesien, tidak ada duplikasi data dan lain
sebagainya. Jika tidak ada sistem informasi yang baik maka hal-hal seperti itu
sulit untuk dilakukan. Dampak dari perkembangan itulah yang menyebabkan dunia
pendidikan harus menyelaraskan diri guna peningkatan kualitas dan performa
institusi pendidikan untuk bisa bersaing ditengah-tengah arus globalisasi. Untuk
menjamin kesinambungan dari perubahan dan perbaikan yang dicapai, perlu
dikembangkan sebuah program pelatihan untuk lembaga-lembaga pelatihan guru,
baik sebelum maupun setelah mulai mengajar.
BAB
I
PENDAHULUAN
Dalam kehidupan suatu negara, pendidikan
memegang peranan yang amat penting untuk menjamin kelangsungan hidup negara dan
bangsa, karena pendidikan merupakan wahana untuk meningkatkan dan mengembangkan
kualitas sumber daya manusia. Seiring dengan perkembangan teknologi komputer
dan teknologi informasi, sekolah-sekolah di Indonesia sudah waktunya
mengembangkan Sistem Informasi manajemennya agar mampu mengikuti perubahan
jaman.
Sistem Informasi manajemen mampu memberikan kemudahan pihak pengelola
menjalankan kegiatannya dan meningkatkan kredibilitas dan akuntabilitas sekolah
dimata siswa, orang tua siswa, dan masyarakat umumnya. Penerapan teknologi
informasi untuk menunjang proses pendidikan telah menjadi kebutuhan bagi
lembaga pendidikan di Indonesia. Pemanfaatan teknologi informasi ini sangat
dibutuhkan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas bagi manajemen
pendidikan. Keberhasilan dalam peningkatan efisiensi dan produktivitas bagi
manajemen pendidikan akan ikut menentukan kelangsungan hidup lembaga pendidikan
itu sendiri. Dengan kata lain menunda penerapan teknologi
informasi dalam lembaga pendidikan berarti menunda kelancaran pendidikan dalam
menghadapi persaingan global. Pemanfaatan teknologi informasi diperuntukkan
bagi peningkatan kinerja lembaga pendidikan dalam upayanya meningkatkan
kualitas Sumber Daya Manusia Indonesia.
Guru dan pengurus sekolah tidak lagi
disibukkan oleh pekerjaan-pekerjaan operasional, yang sesungguhnya dapat
digantikan oleh komputer. Dengan demikian dapat memberikan keuntungan dalam
efisien waktu dan tenaga. Penghematan waktu dan kecepatan penyajian informasi
akibat penerapan teknologi informasi tersebut akan memberikan kesempatan kepada
guru dan pengurus sekolah untuk meningkatkan kualitas komunikasi dan pembinaan
kepada siswa. Dengan demikian siswa akan merasa lebih leluasa dalam upaya
mengembangkan kepribadian dan pengetahuannya.
Sektor pendidikan yang merupakan salah satu
sektor pembangunan yang sedang dapat
perhatian besar dari pemerintah merupakan salah satu sektor pembangunan yang
sangat potensial untuk dapat diintegrasikan dengan kehadiran teknologi
informasi. Dampak dari perkembangan yang menyebabkan dunia pendidikan harus
menyelaraskan diri guna peningkatan kualitas dan performa institusi pendidikan
untuk bisa bersaing ditengah-tengah arus globalisasi, dan bisa menunjukkan
kepada khalayak ramai bahwa institusi pendidikan tersebut bisa diterima dan
diakui oleh banyak pihak yang terkait.
A.
Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dikembangkan karena adanya dasar –
dasar pertimbangan sebagai berikut :
1. Pertumbuhan organisasi dalam
organisasi kecil, system informasinya berkembang secara alamiah dan tidak
terencana karena permasalahan yang dihadapi relatif sederhana, sedangkan dalam
organisasi yang cukup besar , system informasi harus dirancang dan dikembangkan
secara sistematik karena permasalahan yang dihadapinya lebih kompleks.
2. Dengan adanya system informasi yang
tidak disesuaikan kebutuhan masing – masing organisasi biasanya terjadi
permasalahan yang menyangkut integritas system dan kodefikasi informasi bila
terjadi tukar menukar informasi diantara unit – unit informasi.
B.
Pengembangan Sistem Informasi
Dalam suatu pengembangan sistem informasi, maka dibutuhkan
beberapa hal yang sangat berperan penting antara lain data, informasi tahapan
pengembangan sistem dan alat pengembangan sistem informasi tersebut.
1.
Data
Data merupakan bahan yang masih mentah yang belum dapat bercerita
banyak, sehingga perlu diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Konsep
dasar dari data berkaitan dengan pendeskripsian suatu fakta yang berupa benda,
smbol, objek, keadaan, peristiwa, yang dinyatakan dalam kelompok simbol –
simbol yang mewakili kuantitas, tulisan, kode, atau gambar. Data disusun untuk
diolah dalam bentuk struktur data, struktur file, dan basis data. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem
pengolahan data menjadi informasi adalah pengolahan data dari bentuk yang tidak
berguna menjadi informasi yang berguna bagi penerimanya.
2.
Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah diolah
menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam
mengambil keputusan dalam kondisi sekarang maupun yang akan datang. Telah
diketahui bahwa informasi hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam
pengambilan keputusan. Adapun kualitas dari suatu informasi ditentukan oleh
tiga hal :
- Informasi harus jelas dan
akurat, serta bebas dari kesalahan dan tidak mengandung dualisme (bermakna
ganda).
- Tepat waktu, yaitu informasi
yang diterima oleh pembuatan keputusan harus datang tepat, karena
informasi yang terlambat datangnya, akan menjadi usang dan menjadi tidak
bermanfaat bagi penerimanya.
- Relevan, maksudnya informasi
tersebut sesuai dengan penerimanya, karena setiap pengambil keputusan baik
perorangan ataupun kelompok, sangat relatif bervariasi dalam menentukan
kebutuhan kebutuhan informasinya.
BAB II
TINJAUAN TEORI/ULASAN
A. Pedoman Administrasi dalam dunia pendidikan
Meningkatnya efisiensi, mutu
dan perluasan pada kinerja di dunia pendidikan tersebut, sangat diperlukan
untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan
Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif, yaitu makin
meningkatnya efisiensi, mutu dan perluasan pada kinerja di dunia pendidikan
tersebut. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien
perlu informasi yang memadai.
Untuk
meningkatkan pelayanan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan menjadi faktor
penting sekaligus penghematan bagi Pendidikan dan kini telah menjadi salah satu
standar mutu sebuah Pendidikan. Otomatisasi/komputerisasi sistem pelayanan
dan sistem informasi manajemen merupakan solusi yang tepat untuk memecahkan
masalah ini. Banyak lembaga Pendidikan yang telah mendapat manfaat dari
peralatan canggih ini.
Perkembangan Pendidikan di Indonesia yang maju sekarang ini,
baik dari aspek administratif atau teknologi, maka proses pelayanan Pendidikan
di Indonesia dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Untuk mengembangkan
mutu Pendidikan dibutuhkan beberapa fasilitas pendukung, dimana salah satu fasilitas
pendukung tersebut adalah aplikasi teknologi informasi dalam bidang sistem
informasi manajemen Pendidikan.
Sistem informasi di dunia
pendidikan ini menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (recording
system) dan pelaporan (reporting system). Untuk memperlancar dua kegiatan
tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara lain :
1. Format-format yang dipergunakan
2. Petunjuk dan aturan yang berlaku
3. Ketrampilan personil yang memadai
Kegiatan-kegiatan yang
dilakukan di Sekolah itu sering disebut kegiatan administrasi. pencatatan dan
perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi / teratur dan
benar sangat diperlukan dalam sistem informasi. Untuk itu pedoman administrasi
secara tertulis memegang peranan yang penting dalam kegiatan system informasi
manajemen.
B. Administrasi Pendidikan
Data pendidikan yang
terdapat di Sekolah khususnya tingkat menengah sangat banyak macam dan jenisnya. Agar pencatatan data
lebih mudah dan sederhana sehingga
memperlancar kegiatan administrasi, data yang banyak jenisnya itu
dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis yaitu :
a. Administrasi Kesiswaan
b. Administrasi Program Pengajaran
c. Administrasi Kepegawaian
d. Administrasi Keuangan
e. Administrasi Perlengkapan / barang
1.
System Informasi Siswa
Sekolah
telah memiliki bisnis proses yang baku dalam penanganan Sekolah, penerimaan
siswa, pengelolaan guru, manajemen mata pelajaran dan hal-hal lain yang
berkaitan dengan pengelolaan keuangan di Sekolah. Aturan yang baku merupakan
salah satu modal awal untuk mempercepat diimplementasikannya aplikasi ini.
Data
siswa digunakan untuk mengelola
informasi penting tentang siswa yang terdaftar di sekolah, ini
dapat membantu dalam : mengelola data siswa, menambah data siswa,
mencetak kartu pelajar ,mengedit kenaikan kelas, mengedit kelulusan kelas. Menu
ini juga dapat menampilkan rekap global seluruh siswa. Sistem
Informasi Siswa : berisi data Penerimaan Siswa Baru, Biodata siswa, Pengelolaan
Kenaikan Kelas Siswa (manual maupun
otomatis), Pengelolaan Kelulusan/Alumni, Pencetakan Kartu Siswa, dan
Pengelolaan Kedisiplinan Siswa , atau berdasarkan kelompok,
seperti : Usia, Kelas , Agama , Tahun masuk dan tahun keluar (lulus, belum lulus, keluar/DO.
2.
System Informasi program Pengajaran
Sistem penjadwalan yang harus dilakukan
setiap awal semester. Biasanya membutuhkan waktu lama , Dengan system informasi manajemen sekolah. menyusun
penjadwalan dapat selesai dalam waktu
singkat. Untuk mempermudah bagian
administrasi kurikulum sekolah, system informasi manajemen sekolah menyediakan fasilitas istimewa yang merupakan
inti dari sistem kurikulum sekolah yaitu membantu dalam pembuatan penjadwalan
mata pelajaran sekolah yang dapat diproses tidak lebih lama dari 10 menit.
Administrator hanya akan memasukkan kondisi dari masing-masing guru yang akan
mengajar baik itu dalam satu minggu seorang guru dapat mengajar berapa jam,
selain itu dapat juga melakukan pemesanan tempat dan penempatan hari libur
masing-masing guru dalam satu minggu masa mengajar.
Setelah semua kondisi dimasukkan, sistem
akan memproses semua data tersebut sehingga menghasilkan jadwal yang optimal
dan dapat langsung dipakai karena sistem akan mendeteksi sehingga tidak akan
ada jadwal yang bertumpukan satu dengan yang lainnya. Setelah semua kondisi dimasukkan, sistem akan
memproses semua data tersebut sehingga menghasilkan jadwal yang optimal dan
dapat langsung dipakai karena sistem akan mendeteksi sehingga tidak akan ada
jadwal yang bertumpukan satu dengan yang lainnya.
3. System Informasi
Kepegawaian
Pedoman Administrasi
Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan
dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan
pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sesuai dengan
prinsip tata laksana kepegawaian sekolah yang menyeluruh dan berkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk
pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu, pindah
tempat, sampai yang bersangkutan
berhenti menjadi pegawai / guru. Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu
kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru
berkelangsungan, berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Pedoman Administrasi
Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan
tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha
kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian
disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang
diperlukan. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah yang
menyeluruh dan berkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk
pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu, pindah
tempat, sampai yang bersangkutan
berhenti menjadi pegawai / guru.
Data
Guru dan Karyawan digunakan untuk
mengelola informasi penting tentang tenaga pengajar maupun karyawan-karyawan
yang terdaftar di sekolah, seperti biodata, pangkat, jabatan, alamat, status
bekerja, shift kerja dan lain-lain. Data
yang dimasukkan akan tersimpan pada database sehingga kapanpun diperlukan untuk
berbagai keperluan, dapat pemprosesnya dalam waktu yang cepat.
4. System Informasi Keuangan
Sarana
peningkatan pengelolaan sistem informasi keuangan di sekolah sangat menunjang
untuk kelancaran pendokumentasian atau pelaporan keluar dan masuknya sumber
keuangan. Oleh sebab itu kita tidak menutup mata apabila di era yang sangat
modern ini sarana sistem informasi bidang keuangan sangat dibutuhkan
untuk menunjang kelancaran pelayanan yang ada saat ini. Kondisi pelayanan sistem keuangan yang ada
pada saat ini masih manual terutama di lingkungan pendidikan tingkat SMP dan
SMA khususnya sekolah – sekolah negeri, dikarenakan keterbatasan sumber daya
manusianya. Serta dana yang dimiliki sekolah yang sangat minim dari anggaran
yang diberikan oleh pemerintah.
Maka
untuk menata sistem informasi keuangan demi kelancaran dan kemudahan serta
membina segala kebutuhan pelayanan terhadap siswa dan para orang tua dalam
pengadministrasian harus perpedoman pada dasar/asas dan
pengertian administrasi dalam pengelolaaan keuangan di sekolah,
Sistem Informasi Keuangan : akan berisi
data pembayaran biaya pendidikan siswa, seperti SPP, uang pembangunan, dan biaya-biaya lain. Data
pembayaran tersebut akan ditampilkan dalam format laporan yang akan memudahkan
pihak sekolah dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti :
*
Laporan siswa yang belum melakukan
pembayaran
*
Laporan siswa yang sudah melakukan
pembayaran
* Laporan-laporan yang berkenaan dengan honor
guru/karyawan
- membuat komponen-komponen honor guru,
- update honor guru
- membuat laporan-laporan yang berkenaan dengan honor guru/karyawan.
- membuat slip honor guru
- membuat tunjangan berdasarkan jabatan
- update honor guru
- membuat laporan-laporan yang berkenaan dengan honor guru/karyawan.
- membuat slip honor guru
- membuat tunjangan berdasarkan jabatan
5. System Informasi Sarana
dan Prasarana
System Informasi Sarana dan Prasarana berisi
mengenai Manajemen Aset sekolah yang berisi beberapa kelebihan antara lain
adalah:
·
Tertib Administrasi, seluruh data/atribut aset tercatat dengan baik,
manageable, penanganan simultan dalam satu periode, up-to-date (selalu
terbarukan), proses pengelolaan data cepat
·
Sistem Informasi
Eksekutif,
·
Kemudahan untuk
pengambilan keputusan atas aset (misal untuk untuk kepentingan utilisasi,
investasi, penataan kawasan (estate management),
·
Kemudahan dalam
analisis aset, terutama melalui pendekatan ruang dan potensi ekonomi wilayah,
sehingga dapat ditentukan kebijakan terbaik.
·
Optimalisasi Nilai dan
Jumlah Aset. Proses monitoring terhadap aset lebih optimum (kinerja aset
terkontrol), sehingga akan memberikan nilai kemanfaatan atas aset yang selalu
tinggi
·
Manajemen pemeliharaan
dan kewajiban terhadap aset
·
Pengelolaan data dan
informasi yang lebih efektif dan efisien dimana sistem pelaporan dapat dilakukan setiap saat
bergantung kebutuhan
·
Optimalisasi Bobot Aset
terhadap SDM
Pada aplikasi
ini ditanamkan konsep bahwa setiap aset merupakan milik sebuah sekolah (dengan
lokasi tertentu) yang berada pada unit tertentu. Hal ini untuk memudahkan
pengelompokan tanggung jawab dan hak atas asset tersebut , baik tanggung jawab dalam pemeliharaan atau
jatuh tempo suatu kewajiban
BAB III
KESIMPULAN
Sektor pendidikan yang merupakan salah satu
sektor pembangunan yang sedang mendapat perhatian besar dari pemerintah
merupakan salah satu sektor pembangunan yang sangat potensial untuk dapat
diintegrasikan dengan kehadiran teknologi informasi. Dampak dari perkembangan
itulah yang menyebabkan dunia pendidikan harus menyelaraskan diri guna
peningkatan kualitas dan performa institusi pendidikan untuk bisa bersaing
ditengah-tengah arus globalisasi, dan bisa menunjukkan kepada khalayak ramai
bahwa institusi pendidikan tersebut bisa
diterima dan diakui oleh banyak pihak yang terkait.
Dunia pendidikan juga memerlukan pengelolaan
informasi yang baik. Pengelolaan informasi siswa, guru, pegawai, mata
pelajaran, keuangan, aset, dan lain sebagainya dapat dilakukan secara baik bila
ada sistem pengelolaan informasi yang baik. Banyak sekali manfaat yang
dirasakan bila terdapat sistem informasi yang baik, diantaranya adalah
pencarian data dapat dilakukan dengan mudah, pengelolaan data menjadi lebih
efesien, tidak ada duplikasi data dan lain sebagainya. Jika tidak ada sistem
informasi yang baik maka hal-hal seperti itu sulit untuk dilakukan. Untuk menjamin
kesinambungan dari perubahan dan perbaikan yang dicapai, perlu dikembangkan
sebuah program pelatihan untuk lembaga-lembaga pelatihan guru, baik sebelum
maupun setelah mulai mengajar.
DAFTAR
PUSTAKA
Media.diknas.go.id/media/document/5757/ Pentingnya Administrasi Pada Manajemen Pendidikan
Marimir,
Tanjung H., Prabowo H.,2006. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya manusia.
PT. Grasindo. Jakarta
Pusdiklatwas.bpkp.go.id/filenya/namafile/258/KT_Sstem
Informasi Manajemen.pdf
Soedijarto. 1993. Memantapkan system Pendidikan Nasional. Gramedia .
Jakarta
Wailer, Hans. 1980. Aeducational Planing and Social Change. Paris UNESCO
Zulkifli
Hamsyah, 2006, Manajemen Sistem Manajemen, Gramedia Pustaka Utama , Jakarta
Tidak ada komentar:
Posting Komentar